浅谈“工作整理术”

衣服需要整理，不然就乱糟糟的很难看。穿上折叠整齐的衣服，人看上去才有精神。同样，工作也需要“整理”，不然有时候就理不清头绪，难免碰上麻烦事。

大厅工作十分繁杂，既要接待客户，为客户办理各种新装、移位、用水人口增加等业务，而且还要处理各种内务：走系统流程、整理发票等。因为需要处理的工作内容较为复杂，涉及到营销、表务、财务等各方面，所以要提高工作效率，就必须对各块业务都比较熟悉才行。因此，大厅客服的头脑必须如同储物柜一般，给每个抽屉做上记号，当需要处理相应工作内容时，就打开相应的抽屉进行内容查找。但大脑容易忘事，所以做笔记就很重要。

不仅是新进大厅的客服需要做笔记，以熟悉业务内容，而且大厅老员工也要勤于做笔记。做笔记的好处就是不容易忘。笔记也可以分块记述，把不同的业务各从其类，分类记录，便于查找。这是笔记中的“整理术”。工作中的感悟，实际操作中的方法，都可以分门别类地记录在笔记本上，便于日后查找。

但漂亮的笔记还只是工作整理术中的基础部分，想要在实操上做得漂亮，就要在工作资料的整理上下功夫。笔者建议可以按照图书馆藏书那样的方法，也就是对各种不同资料进行“归档整理”：准备一个可以存放文件资料的资料架，把资料架分“营销、表务、财务”等大类，然后再在大类中细分小类。比如从公司领取过来的用户增值税发票，就可以归入“营销”大类中的“收费”小类；当用户来申请业务、缴纳水费的时候，客户的申请资料可以归类为“营销”中的“业务”，而水费涉及到钱，可以归类为“财务”。这样进行分门别类，不仅容易寻找，而且不容易出错。

以上是对静态资料的整理，对动态资料整理的要求就更高。当客户提交资料给窗口，或者同事移交资料给客服的时候，客服就要立刻对资料进行分门别类的整理，而且要建立一个衔接机制。比如当客户提交新装水表的申请资料时，因为客服需要把资料提交给片区主管，由主管去现场审核资料合法性问题，所以客服最好就是自己做一个记录。同样，当同事移交材料给客服时，客服自己也可以做一个记录。这样做的好处就是明确责任，也方便日后的查找与统计。

    以上所述，就是笔者总结的一些实用的“工作整理术”。既涉及到了工作基础——工作笔记，也谈到了对“静态”与“动态”资料的整理与保管。相信我们若能在工作中灵活运用此整理术，必能进一步提高工作效率。