衙前营业所开展档案整理工作

档案分类是一项重要基础性工作，如果文件分类不清、收集的档案归位不明，文件材料的组织体系混乱，整理编目也会杂乱无序，因此，如何使得每一份文件都能“适得其所”，是我们开展档案管理工作的关键一步。

本次整理档案的方法是使用编号分类法，步骤共有七步：分别是收集、筛选、分类、确定、修缮、编号以及装盒并编制目录。

第一步是收集，供水企业用户档案多是在供水业务活动中形成的，能够真实地反映出供用水双方的需求、维修和变更等情况，统一由档案管理员集中整理，剔除作废和无效的记录，然后按类别进行装订并整理成册，做到条理清晰、分类合理、便于检索。

第二步是筛选，需要将资料按照要求进行一定的筛选。

第三步是划分文件的类别和级别。资料包含：申请表、供用水合同、产权证明、营业执照、身份证、（竣工资料）等。

第四步是确定文件的保管期限。

第五步是修缮文件缺失的内容。其中，因为部分档案年份较长，存在遗漏、缺失现象，我们通过多次上门走访，电话、短信联系用户，由用户补签、盖章等尽可能完善用户信息。

第六步是给文件编号，最后一步则是将文件装盒并且编制检索的目录。档案归档根据部门、年度、内容的分类顺序进行组卷，逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。按照资料本身的内在规律进行科学地分类与保存，如按每一村、片区进行分类。本次归档同时采用原始资料与计算机档案管理双轨制，使储存方式多元化。

档案的两个作用，一是凭证作用，二是参考作用。档案整理的重点是去伪存真。我们在档案整理的过程中强调原始记录的重要性，数据准确、资料详实，不错不漏、帐实相符。更要妥善保管、查阅方便，保证档案资料的完整、准确、新鲜、安全。

在日后档案的调取查阅使用中，我们采取检索——电子版；审批——按档案的不同密级由相关负责人批准后方可借阅；手续——借阅手续的办理（借、还登记；检查完好程度；借阅时间规定等）等方法，能更安全、快捷使用档案。

本次档案整理还对衙前地区用户的计量水表和未归档用水档案进行系统梳理。其中，去年9月份完成农村一户一表改造的衙前村，存在部分无档案居民用户，这类用户存在长期无人居住、家中用水阀门也长期关闭的现象，工作人员多次上门、电话均无法联系上用户，我们前往村委，经调查核实，由村委统一上交书面证明材料。截止10月19日共计整理档案7128份，其中销户54份，拆表18份，系统表2份，缺失48份，档案签订率占比为99.3%，近三年的新用户及发生业务变更的用户合同签率为100%。

通过此次整理，营业所更加全面、准确地掌握了档案的数据资料，更好地维护供水企业与用户的合法关系，建立了规范的用水秩序，营造了良好的用水环境。